Interne Kommunikation - ein Stiefkind von HR? - HR Relations
Interne Kommunikation, HR Marketing, Meetings, Kommunikation, Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation, PR für HR
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Interne Kommunikation – ein Stiefkind von HR?

In zahlreichen Unternehmen wird leider die interne Kommunikation von HR „nebenbei“ mitbetreut. Eine PR Abteilung wäre hier ein guter Sparringpartner. Doch diese ist oftmals nicht vorhanden oder verantwortet die Kommunikation nach außen aber nicht nach innen.  

Die größte Hürde dieser kleinen feinen Nebenbeschäftigung von HR ist oftmals die Wichtigkeit, die hier unterschätzt wirdKommunikation ist aus meiner Sicht einer der Schlüsselfaktoren für erfolgreiche UnternehmenHR ist in Beziehung mit jedem. HR Verantwortliche sollen wissen, welche Bedürfnisse und Erwartungshaltungen Mitarbeiterinnen und Geschäftsleitung haben. Auf die Frage „Wie ist denn die Stimmung derzeit im Unternehmen?“ hat HR oftmals die Antwort parat

Schauen wir uns doch einmal Ihr Unternehmen an. Wo findet bei Ihnen Kommunikation und Information statt? Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiterinnen mit den Informationen, die Ihnen zur Verfügung gestellt werden? Sind diese ausreichend? Zu viel? Zu wenig?  

Ich war in meiner HR Rolle jahrelang (mit)verantwortlich für die Gestaltung der internen Kommunikation. Das Thema war so klar wenig sichtbar, dass es nicht einmal thematisiert geschweige denn fokussiert hat. Genauer auf interne Kommunikation geachtet habe ich erst, als mir die zeitlichen Ressourcen dafür zur Verfügung gestellt wurden und die Zeit reif war, die Kommunikation nicht mehr als „Nebenbei-Tätigkeit von HR“ zu sehen.  

Spannend war für mich dabei die Erfahrung, was alleine die Implementierung des Themas in der Organisation mit der Unternehmenskultur macht. Mit anfänglicher Skepsis betrachtet habe ich schnell Anhänger gefunden, die mich ohne gefragt zu werden, tatkräftig dabei unterstützten, die interne Kommunikation auf einen für das Unternehmen passenderen Stand zu bringen. Ich hatte also Anhänger bei der Umsetzung einer guten Kommunikations- und Informationspolitik im Unternehmen. 

Nachfolgend ein paar Denkanstöße, wie man sich dem Thema aus der HR Sicht ohne einschlägige Ausbildung genossen zu haben nähern kann. Bitte berücksichtigen Sie dabei natürlich Ihr individuelles Arbeitsumfeld. Es macht, wie Sie sich vorstellen können, einen großen Unterschied, ob Sie in einem IT-Unternehmen, einem Industriebetrieb oder einer Vertriebsorganisation beschäftigt sind.  

Bevor man also mit der Implementierung einer internen Kommunikationsstrategie beginnt, ist es aus meiner Sicht wichtig, Ziele der internen Kommunikation zu formulieren. Welches Ziel verfolgt die interne Kommunikation und wie kann man dieses messbar machen? Welche Erfolge soll also Ihre neue Kommunikationsstrategie feiern und woran merken Sie als Verantwortliche, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben? 

Wenn das Ziel dann feststeht, startet die Ist-Analyse. 

Wo hängen welche Aushänge, welche Meetings finden bei uns regelmäßig mit wem zu welchen Themen statt, worüber informiert man sich im hausinternen Intranet bzw. wo bekommen unsere Mitarbeiterinnen sonst noch Informationen her. Hier lohnt es sich, einmal aufmerksam durch das Unternehmen zu spazieren und alles auf- und mitzuschreiben, was man da so an Informationen findet. Die zweite Aufgabe ist die ausführliche Analyse des Intranets gefolgt von den eigenen Social Media Kanälen und dem altbekannten Besprechungskalender bzw Raumreservierungen. In einem dritten Schritt empfehle ich die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung, mit dem Ziel, die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen mit der Kommunikation und Information im Unternehmen zu erheben. Wo bekommen die Mitarbeiterinnen vielleicht sogar zu viele Infos, wo zu wenig oder zu ungenau? Damit man gut mit den Ergebnissen der Befragung weiterarbeiten kann, macht eine eigene Fragesammlung den eigenen Arbeitsplatz betreffend, der Abteilung betreffend und das Unternehmen gesamt gesehen aus meiner Sicht Sinn.

Spätestens jetzt wird das Bild für Sie klarer, wie in Ihrem Unternehmen derzeit hauptsächlich kommuniziert wird. Auch der Frage, wer Ihre Stakeholder bei diesem Thema sind, sollten Sie in dieser Phase nachgehen. 

Sobald Sie nun die Ist-Erhebung abgeschlossen haben, steht die nächste Aufgabe an – die Ableitung von Maßnahmen, die zur Zielerreichung führen.   

Sind alle Mitarbeiterinnen im Unternehmen anzutreffen, haben sie einen PC-Zugang oder sind Mitarbeiterinnen vielfach auf Dienstreisen, in Filialen, an Produktionsanlagen etc.?   

Welche Haltung nimmt Ihr Management zum Thema Kommunikation und Information ein? Wird darauf bereits Augenmerk gelegt? Ist dem Management und Ihren Führungskräften bewusst, dass sich die interne Kommunikation wesentlich auf die Produktivität, die Unternehmenskultur und in der Folge auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt oder ist hier noch vorab Überzeugungsarbeit zu leisten 

Welche Kommunikationskanäle stehen Ihnen derzeit zur Verfügung? 

Über welche Kanäle erreichen Sie die unterschiedlichen Menschentypen – visuelle, auditive, kognitive Personen? 

Wie schnell soll die Information Ihre Mitarbeiterinnen erreichen? 

Wie lange sollen die Informationen verfügbar bleiben? 

Welches technische Equipment steht Ihnen und den Mitarbeiterinnen zur Verfügung? 

Und zu guter Letzt: Welches Budget wird Ihnen seitens Geschäftsleitung für die interne Kommunikation zugestanden? 

Bevor Sie die richtigen Tools für Ihre Zwecke auswählen, anbei eine kleine OrientierungshilfeSo, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit hat 😉:  

Face-to-Face: Mitarbeiterveranstaltungen, Mitarbeitergespräche, diverse Meetings, Betriebsfeiern, Teambesprechungen, Schichtübergaben, etc. 

Print: Infoboards, Newsletter, Mitarbeiterzeitung, Stellenbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Mitarbeiterhandbuch, diverse Handouts, Dokumente und Vorlagen, etc.  

Digital: Intranet E-Mails, Infoscreens, Social Media Kanäle, Facebook at work, Trello, Slack, Instant Messenger, Yammer, Blogs, Skype, Dropbox und vieles mehr. Eine gute Übersicht erhalten Sie in folgendem Artikel von Eventbrite https://www.eventbrite.de/blog/12-kommunikationstools-bessere-abstimmungen/. 

So meine lieben HR Kolleginnen, jetzt steht doch einer geeigneten Neuausrichtung Ihrer internen Kommunikation auch aus HR Sicht nichts mehr im Wege oder? Viel Freude beim Gestalten – es lohnt sich 😉. 

Herzlichst, Ihre Marlies

 

Marlies Pree-Moharitsch
marlies.pree-moharitsch@hr-relations.com

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