Meetings kurz und knackig? - HR Relations
Meeting, Kommunikation, Performance, Mitarbeiterzufriedenheit
Interne Kommunikation, HR Marketing, Meetings, Kommunikation, Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation, PR für HR
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Meetings kurz und knackig?

Meetings, Meetings wohin man schaut. Die Besprechungsräume sind schon Jahre im Voraus ausgebucht 😉 und es bleibt einem nur zu hoffen, dass irgendwer seine Besprechung in letzter Sekunde absagt, damit man doch noch einen Raum ergattert. In solchen Meetings werden Informationen geteilt, ausgetauscht, zusammengeführt, geclustert, gepinnt, usf. und am Ende des Meetings muss man sich sehr oft dann doch eingestehen, dass man noch ein Folgemeeting braucht, um alle Eventualitäten zu berücksichtigen.  

 

Liebe HR-Kolleginnen, kennen Sie vielleicht auch aus Ihrer beruflichen Praxis das Phänomen, dass Sie von einer Besprechung zur nächsten laufen und gar nicht mehr dazu kommen, die To Do’s, die sich daraus ergeben haben, abzuarbeiten? Oder ist das bei Ihnen im Unternehmen ganz anders? 

Haben Sie eigentlich einen Kommunikationsplan für Ihr Unternehmen als Teil eines Gesamtkonzepts Ihrer internen KommunikationDieser Plan verdeutlicht, wer mit wem, zu welchen Themen und wie oft Besprechungen abhält. Sehr hilfreich ist der Plan, wenn man Informationen absetzen will und dann auf einen Blick sieht, wann die Zielgruppe zusammentrifft. Sehr lehrreich ist so ein Plan aber auch. Denn man sieht sehr schnell, wie viele Besprechungen in einem Unternehmen regelmäßig stattfinden. Dabei sind ja gar nicht die Meetings abgebildet, die sich spontan ergeben und so gesagt, ungeplant durchgeführt werdenDavon gibt es nämlich auch noch einige pro Tag.  

Schauen wir einmal genauer hin und betrachten wir im Schnelldurchgang folgende Eckpunkte:  

Bedarf klären: Bevor Sie zu einem Meeting einladen, fragen Sie sich als allererstes, ob es dieses auch wirklich braucht. Oftmals kann man auch schnell einmal zum Telefon greifen und die Angelegenheit auf einem schnellen Wege klären. Auch Skype, Slack oder E-Mail sind eine Alternative. Oder Sie nehmen Ihre Fragen zum Anlass, mit den Kolleginnen die offenen Punkte bei einem guten Kaffee oder Mittagessen zu besprechen 

Die Räumlichkeiten: Werden für alle Meetings Räumlichkeiten gebucht oder bietet Sie Ihren Mitarbeiterinnen auch Kojen oder Meetingpoints an, um Besprechungen durchführen zu können? Mit einladenden Nischen für Meetings für kleine Meetings bzw Stehtischen schaffen Sie es nämlich, Ihre Besprechungsräume für größere Gruppen oder vertrauliche Gespräche wie zum Beispiel auch Bewerbungsgespräche frei zu halten.    

Die Zeitschiene: Haben Sie schon einmal das Experiment gewagt, die Meetings einfach um die Hälfte zu kürzen? Das heißt, ein normales Abstimmungs- bzw Entscheidungsmeeting, Jour fixe, Abteilungsmeeting oder wie sie alle in Ihrem Unternehmen heißen, dauert dann nicht ganz selbstverständlich 60 Minuten sondern nur mehr 30 Minuten. Sie werden überrascht sein, wie sich sofort die Effizienz steigert. Aspekte, die nicht für alle Anwesenden nutzbringend und wertvoll sind, werden von nun an einfach einmal weggelassen bzw in einer kleineren Runde besprochen. Das schafft Freiräume und Arbeitsblöcke, um die vereinbarten Dinge auch zeitnah umsetzen zu können.   

Vorbereitung: Je genauer Sie die Meetingthemen darstellen und das Ziel der Besprechung formulieren, umso vorbereiteter sind auch die Teilnehmerinnen. Schreiben Sie in die Einladung des Meetings hinein, was Sie für die Entscheidung brauchen und welche Aspekte diskutiert werden sollen.  

Teilnehmerinnen: Wie schaut es mit Ihren Teilnehmerinnen aus? Sind alle Personen bei den Meetings anwesend, die auch wirklich entscheidungsbefugt sind bzw Vereinbarungen für die weitere Vorgehensweise treffen können? Ein Meeting ohne entscheidungsbefugte Mitarbeiterinnen kann ansonsten gleich an Ort und Stelle abgebrochen werden. Sie blocken nur Ressourcen, die an anderer Stelle sicherlich besser eingesetzt werden können.  

Effizienz: Wenn Sie einmal die Meetings in Gedanken Revue passieren lassen, welche sind das?  Oftmals jene Besprechungen wo die Ziele klar waren, jede ihre Rolle kannte, die Prozesse geklärt waren und die Gruppe für sich eine ausgesprochene oder unausgesprochene Vereinbarung getroffen hat, nach welchen Regeln bzw Werten diese Besprechung abzulaufen hat. Wenn alle dieser Punkte berücksichtigt werden, dann sind Sie während des Meetings sicherlich schneller am Ziel.  

Was ist Ihre Vorstellung einer idealen Meetingkultur? Haben Sie diese in Ihrem Unternehmen schon geschaffen und können uns davon erzählen, was bei Ihnen gut funktioniert hat und für andere HR Kolleginnen auch leicht umsetzbar ist? Wir freuen uns immer über einen regen Erfahrungsaustausch und Best Practice Lösungen aus Ihrem Unternehmen 😉. 

Schaffen wir uns doch mehr Freiräume für Neues, für Strategie, für unser Teamgefüge. 

Viel Erfolg dabei! 

Herzlichst, Ihre Marlies

 

Marlies Pree-Moharitsch
marlies.pree-moharitsch@hr-relations.com

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